Phenquestions
Dogovaranje timskih sastanaka težak je zadatak, pogotovo kad organizator utvrdi da nema dobrog vremena kada se svi mogu sastati. Međutim, problem se u određenoj mjeri može minimizirati putem Outlook-ovi novootvorena značajka nazvana Predloži novo vrijeme. Korisnici koji koriste verzije sustava Microsoft Outlook za radne površine možda su upoznati s ovom značajkom. To je značajka koja sudionicima omogućuje provjeru kada su svi, uključujući i njih same, besplatni, tako da organizator može lako i bez puno muke ugovoriti sastanak.
Sve što sudionici moraju učiniti je pristojno odbiti predloženo vrijeme za sastanak i predložiti drugo prikladno vrijeme za razmatranje od strane organizatora sastanka. Organizator tada može prihvatiti najbolji prijedlog novog vremena i brzo preurediti sastanak.
Kako značajka Predloži novo vrijeme radi u programu Outlook
Prvo, organizator sastanka šalje zahtjev svim sudionicima. Po primanju zahtjeva za sastanak, tatendee mogu pronaći razne opcije (okvirne, odbiti i predložiti novo vrijeme) navedene pored uobičajenog gumba "Prihvati" u odjeljku "Pošta".
Ako postoji sukob zbog predloženog vremena za sastanak. Sudionik može jednostavno pritisnuti gumb Predloži novo vrijeme na pozivnici ili na samom događaju u kalendaru.
Po završetku pronalazi 3 prikazana izbora:
- Prihvatite i predložite novo vrijeme
- Okvirno i predložiti novo vrijeme
- Odbijte i predložite novo vrijeme.
Nakon što odaberete jednu od tri opcije Predloži novo vrijeme, otvara se pojednostavljeni prikaz pomoćnika za zakazivanje.
Tamo možete popuniti odgovarajuće detalje i pritisnuti gumb "U redu". Akcija trenutno prikazuje novu poruku e-pošte koja se automatski obraća organizatoru s novim vremenskim prijedlogom. Dobivate i opcije za dodavanje primatelja, uz organizatora.
Kada organizator sastanka primi e-poštu od sudionika koji predlaže novo vrijeme, u pozivu se pojavljuje obavijest koja naznačuje da je predloženo novo vrijeme za pozivnicu za sastanak poslanu ranije.
Ako organizator prihvaća predložene promjene, uređuje događaj. Tamošnji pomoćnik za raspoređivanje omogućuje mu pregled trenutnog vremena sastanka zajedno sa svim novim prijedlozima vremena koje dobiva od svih polaznika.
To mu pojednostavljuje zadatak pronalaženja, uspoređivanja opcija i odabira one koja najbolje odgovara svima.
Nakon što se odabere novo vrijeme za sastanak, organizator može poslati ažuriranu pozivnicu svim sudionicima.
Izvor.
